IMAP e-mail backuppen naar .PST bestand

Bij het gebruik van een IMAP account voor de e-mail is het wel zo verstandig om zelf ook een backup te maken van belangrijke e-mails, in plaats van alleen op een backup van de hosting provider te vertrouwen. Ook bij de hosting provider kan iets fout gaan met een backup van de e-mail. Daarnaast kan het ook even duren voordat er een backup teruggezet kan worden en zullen er misschien kosten aan verbonden zijn.

Bij het gebruik van een POP e-mailaccount beschikt men al over een .PST bestand, welke al dient als een lokale backup. Dit bestand dient dan ook meegenomen te worden in backups van de gehele PC. Maar bij een IMAP account worden de e-mails online geplaatst.

Het .OST bestand, wat bij een IMAP account hoort, bevat wel alle e-mails. Maar dit bestand dient met een apart programma (bijvoorbeeld Turgs OST Wizard) geopend te worden. De e-mails kunnen dan wel bekeken worden, maar voor het exporteren van alle e-mails dient u te beschikken over een betaalde licentie. Terwijl Outlook 2016 (en waarschijnlijk ook oudere versies) ook de mogelijkheid hebben om het huidige IMAP account te exporteren naar een .PST bestand. Dit bestand bevat dan alle e-mails en kunt u ook gemakkelijk weer via Outlook 2016 openen, naast uw eigen actieve IMAP account.

Om een backup te maken dient u naar “Openen” > “Importeren/exporteren” te gaan:

Vervolgens kiest u voor “Naar een bestand exporteren”:

Daarna kiest u voor “Outlook-gegevensbestand (.pst)”:

Vervolgens kunt u kiezen welk account u wilt exporteren en welke mappen. In het scherm daarna kunt u aangeven op welke locatie u het .PST bestand wilt opslaan. Bij veel e-mails kan het even duren voordat de export is voltooid.

Als extra controle is het ook verstandig om de export even te bekijken. Dit kunt u doen via “Openen” > “Outlook-gegevensbestand openen”:

Vervolgens krijgt u binnen Outlook een extra account te zien, namelijk het Outlook-gegevensbestand:

Nu zou u denken dat u dan direct alle e-mails krijgt te zien, maar dat is bij mij niet het geval. Ik moet dan zelf eerst naar het tabblad “Beeld” > “Weergave-instellingen”:

Vervolgens kiest u voor “Filteren”:

U dient er dan voor te zorgen dat er geen filters actief zijn, die kunnen er namelijk voor zorgen dat u niet alle e-mails direct kunt zien en waardoor het lijkt alsof niet alle e-mails zijn geëxporteerd:

Als het goed is zijn nu alle e-mails zichtbaar binnen uw backup van uw IMAP account in de vorm van een .PST bestand. Dit .PST bestand dient u uiteraard te bewaren bij uw eigen backups. Hiermee heeft u zelf de controle over backups van uw e-mails. Deze methode werkt mogelijk ook op andere en oudere versies van e-mailprogramma’s.